4 points à ne pas négliger pour organiser un voyage d’affaire

Planifier un voyage d’affaire ne pas une mince affaire.  Si vous êtes une assistante ou si vous-même vous occupez un poste qui nécessite souvent un déplacement, vous devez prendre en compte les points suivants.

Toujours commencer l’organisation d’un voyage d’affaire par une check-list

Check list : indispensable pour organiser un voyage d'affaireLe temps vaut de l’argent en affaire. Et une bonne organisation est le maître mot lorsqu’on parle de réussir un déplacement professionnel.

Qu’il s’agisse d’un séminaire de travail, d’un congrès ou d’un voyage d’affaire individuel, il ne faut donc rien laisser au hasard. Cela permet de minimiser la perte de temps sur place et d’éviter les mauvaises surprises. C’est dans ce concept que les hommes d’affaires anglo-saxons jugent l’importance d’une check-list pour un séjour business au top. Elle joue en effet un rôle primordial tant en matière d’organisation logistique avant départ qu’à tout ce qui doit être réalisé sur place.

Cette liste va servir d’aide mémoire pour ne rien oublier. Elle contient en bref, l’organisation des réservations (horaires, vol, hébergement, restaurants, transport local, lieux des RDV…), les documents nécessaires, le contenu du bagage, un rétro planning des journées de travail, liste des interlocuteurs à rencontrer. Pour un voyage d’affaire à l’étranger, inclure une liste des consulats, des ambassades et de centres de santé les plus proches est indispensable.

Prévoir une double et une version numérique des papiers avant le déplacement

Voyageur professionnel ou non, nul n’est à l’abri d’une perte ou d’un vol.

Prévoir une double et une version numérique des papiers importants est donc fondamental. En cas d’incidence sur place, avoir une copie de ses papiers d’identité et du billet d’avion permet un accès sans difficulté aux autorités locales et aux ambassades. Tandis qu’un double de ses documents d’affaires pourra dépanner pendant les réunions et les rencontres.

Voyage d’affaire : penser santé et sécurité avant tout

Pour éviter les catastrophes et l’annulation des RDV d’affaires, un agent en déplacement se doit être en pleine forme. Il doit être vacciné. Aussi, il doit être au courant des épidémies fréquentes et des niveaux de soins hospitaliers de sa destination.  Bien remplir sa trousse à pharmacie des médicaments de premiers soins est toujours utile.

Quant aux sécurités lors d’un voyage d’affaire, en fonction de la durée du séjour, souscrire à un certain type d’assurance est impératif pour se prémunir de toute incidence.

Allier travail et détente

Combiner voyage d’affaire et tourisme permet de limiter le stress et de retourner au travail avec un esprit positif.  Avec une bonne organisation, le voyageur pourra trouver un créneau pour allier détente à son déplacement professionnel.

D’ailleurs, l’étude effectuée par OnePoll démontre que 87% des étrangers en voyage d’affaires ajoutent un peu de détente à leurs missions pour ne pas être trop stressés. Visiter des sites touristiques, faire du shopping ou profiter des activités sur place, chacun trouve son lot de distraction pour rendre son déplacement plus agréable.

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About Nathalie S.

Sportive émérite, l’écriture est pour elle un moment de repos de l’âme et du corps.

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